project support officer

Korte beschrijving

Hou je ervan om projecten administratief en financieel mee in goede banen te leiden? Krijg je energie van organiseren, opvolgen en collega's ondersteunen? Bij Port of Antwerp-Bruges International speel je in deze functie een belangrijke rol achter de schermen van internationale havenprojecten.

Jouw uitdaging

Als project support officer ondersteun je projectmanagers bij de administratieve en financiële opvolging van internationale projecten.

Je dag is erg gevarieerd. Het ene moment bereid je een meeting voor of werk je projectdocumentatie bij, het volgende moment volg je een bestelbon of factuur op, organiseer je een buitenlandse dienstreis of controleer je budgetgegevens. Dankzij jouw overzicht en gestructureerde aanpak lopen processen efficiënt en correct.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Je bereidt meetings voor, verzorgt agenda's, uitnodigingen en documentatie en zorgt voor een correcte opvolging van afspraken en acties.
• Je stelt correspondentie en officiële communicatie naar klanten op en ondersteunt bij rapporteringen en projectdocumentatie.
• Je maakt bestelbonnen aan en volgt deze verder op binnen de organisatie. Daarnaast ondersteun je bij de facturatie van projecten en help je mee bij de opvolging van budgetten en financiële rapportering.
• Je volgt de capaciteitsplanning van projecten mee op en ondersteunt bij de organisatie van site visits en buitenlandse dienstreizen.
• Je bent een aanspreekpunt voor collega's en externe stakeholders voor vragen rond planning, administratie en financiële opvolging.
• Je werkt regelmatig met Excel en andere systemen om gegevens te analyseren, op te volgen en te verwerken.
• Je detecteert fouten, afwijkingen of onduidelijkheden in rapporteringen en gegevensbestanden en zorgt ervoor dat deze tijdig worden gecorrigeerd.

Jouw profiel

• Je behaalde een bachelor diploma of je bent gelijkwaardig door ervaring
• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een administratieve, financiële of project ondersteunende functie
• Je internet- en computervaardigheden staan helemaal op punt en je leert snel nieuwe technologieën aan. Microsoft Office kent weinig geheimen voor jou en vooral Excel gebruik je vlot.
• Je beschikt over een sterk analytisch vermogen en ziet snel wanneer gegevens, rapporteringen of cijfers niet kloppen.
• Je bent een goede organisator en weet jouw werk efficiënt te structureren.
• Je het bezit van een gezonde dosis assertiviteit en een go-getter-mentaliteit
• Je voelt je goed in een ondersteunende rol en fungeert graag als aanspreekpunt voor verschillende stakeholders.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus.
• Durf, verbinding en duurzame impact zijn waarden waarin jij je helemaal kan vinden

Ons aanbod

Port of Antwerp-Bruges International (PoABI), een dochteronderneming van Port of Antwerp-Bruges, is gespecialiseerd in wereldwijde havenontwikkelingsprojecten en havengerelateerde consultancy in regio's zoals het Midden-Oosten, India, Afrika, Brazilië en Zuidoost-Azië. PoABI is ook actief als mede-aandeelhouder van de haven van Duqm in Oman en Porto do Açu in Brazilië, en beheert de haven van Cotonou in Benin.

Bij POABI krijg je de kans om mee te bouwen aan de duurzame toekomst van havens wereldwijd. Wat ons onderscheidt? Durf, Verbinding en Duurzame impact. We delen allemaal dezelfde ambitie: een verschil maken en samen een steentje verleggen in de rivier (hoe klein dat steentje ook lijkt, het kan verrassend grote golven veroorzaken).

Wij bieden je:

• Samenwerken & verbinding – je maakt deel uit van een hecht team waar kennisdeling, elkaar uitdagen en samen successen vieren vanzelfsprekend zijn, met een bereikbaar managementteam, korte lijnen en een vlakke structuur die samenwerking echt versterkt.
• Durf & autonomie – je krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid op te nemen, initiatief te tonen en actief mee te denken over verbeteringen in processen en werkwijzen.
• Inspirerende werkplek – je uitvalsbasis is het iconische Havenhuis in Antwerpen, waar je samenwerkt met collega's die dagelijks bouwen aan internationale projecten met maatschappelijke impact.
• Aantrekkelijke voorwaarden – een marktconform salaris met een uitgebreid pakket extralegale voordelen (o.a maaltijd- en ecocheques, sport- en cultuurcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, invaliditeitsverzekering, en Benefits at Work)

Interesse?

Bij interesse voor deze functie mag je ons je CV en motivatiebrief zo snel mogelijk bezorgen.

Verloop van het selectietraject:

• Online testen (Microsoft Office en Persoonlijkheidsvragenlijst) - week van 27/07
• Kennismakingsgesprek - week 3/08
• Slotgesprek